Как правильно организовать рабочее место: Как эффективно организовать рабочее пространство — Wonderzine

Содержание

Как эффективно организовать рабочее пространство — Wonderzine

Александра Савина

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай. 

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

  • Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
  • Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
  • Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

  • Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
  • Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
  • Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
  • Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
  • Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).


Популярные статьи в категории:

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как организовать рабочее место: 12 проверенных советов | WEEEK | Блог

Когда на рабочем месте ничто не отвлекает от, собственно, работы — это хорошо, как ни крути. Более того, чистота рабочего стола и отсутствие отвлекающих элементов — одни из самых действенных способов борьбы с прокрастинацией.

Я, пока писал эту статью, сформулировал 12 советов, которые, конечно, не превратят твоё рабочее место в сад камней, но помогут работать продуктивнее. Придётся привести в порядок стол, компьютер и рабочий процесс.

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Рабочий стол

За ним ты проводишь минимум пять часов в день, на нём все твои рабочие инструменты. А значит, он должен и радовать глаз, и не мешать работе.

1. Привыкни держать его в чистоте

Речь даже не о генеральных уборках и стерильности стола. Вполне достаточно каждый день (утром перед началом рабочего дня и вечером после выключения компьютера) убирать со стола пыль, крошки, лужицы и пятна от пролитых напитков (хотя их лучше вытирать сразу, чтобы не запачкать важные бумаги). Нет, можешь драить стол после каждого чиха, если хочется — главное о работе не забывай.

Другой вопрос — на столе может лежать столько фигни, что там и тряпочкой-то негде пройтись. Поэтому...

2. Обзаведись корзиной для мусора

Понятно, что и дома, и в офисе можно выкинуть ту самую фигня в общее мусорное ведро. Но давай начистоту — вряд ли ты будешь ходить к мусорке каждый раз, когда нужно выбросить бумажку, кусочек скотча, скрепку и так далее. А если рядом будет стоять маленькая неприметная урна, на столе перестанет скапливаться мусор. Главное, не забывай периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выбрасывать её содержимое.

3. Убери все кабели и ненужную электронику

На столе вообще не должно быть проводов — они и мешают, и могут повредиться из-за неаккуратного движения.


Плюс любая техника, которая в процессе работы не участвует, отвлекает. Использовал наушники? Убери на место. Достал телефон и ответил на звонок? Положи обратно в карман.

Если тебе нужен смартфон для работы — или есть, куда его спрятать рядом со столом — не лишним будет организовать место для его зарядки. И для остальных твоих девайсов тоже, если надо.

4. Спрячь, перенеси всю ненужную канцелярию

В крайнем случае, можешь вообще выбросить. Если ты не пользуешься стикерами и блокнотом, а в офисе всем их раздают раз в квартал — не складируй у себя, а отдай, кому они нужнее.

Но если пользуешься — держи канцелярские принадлежности в полном порядке, чтобы не рыться в горах бумаги, клея и скрепок. Если блокнот или ежедневник помогают тебе в работе — пусть они всегда будут под рукой.

5. Периодически наводи порядок

Может, неделю назад тебе была необходима эта папка с бумагой, а сейчас уже не нужна — пусть она отправится на своё место. Или вдруг приобретёшь органайзер для канцелярских принадлежностей, чтобы они стояли в одном месте. Руководствуйся двумя главными принципами:

  • на столе должна быть чистота,
  • работать за столом должно быть удобно лично тебе.

Компьютер

На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся твоя работа (ну, скорее всего).

6. Держи рабочий стол компьютера чистым

Ты наверняка видел рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой» (может он и у тебя такой же). С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным:

Всё лишнее — убрать

Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место.

На Mac можно включить функцию «Собрать в стопки», и файлы сами будут группироваться, чтобы не занимать место на рабочем столе.

7. Организуй хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбери удобный тип сортировки и поддерживай порядок. Так тебе будет намного легче ориентироваться в информации.

8. Используй таск-менеджер

С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у тебя в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за тобой?

Почитай про инструменты для удалённой работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают работать на удалёнке, но и в целом делают работу эффективнее.

Рабочий процесс

Организовать рабочее место — важно. Но не менее важно — организовать рабочий процесс, чтобы не погрязнуть в хаосе. Возможно, что-то из этого списка ты и так уже делаешь, а о чём-то вообще не задумывался.

9. Оцифровывай всё, что можно оцифровать

Бумага — очень ненадёжное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, смешаться с мусором, быть залитыми кофе, в конце-концов. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведённое для этого место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе.

10. Распределяй задачи на сегодня по приоритету

Даже если кажется, что они все супер-срочные, а руководитель только разводит руками — оцени сам, что сложнее, у чего горят сроки, а что может подождать до конца дня.

11. Сначала разберись с текучкой

Но если у тебя помимо большого проекта есть и ежедневная текучка на 5-10 минут — сначала заверши её. Так ты сократишь список дел на день (и причин отвлечься у тебя станет меньше) и быстро войдёшь в рабочий ритм.

12. Не пытайся сделать несколько задач одновременно

Многозадачность — миф. Делать качественно несколько дел одновременно невозможно — что-то обязательно пострадает. Будет куда продуктивнее сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую.

Чтобы быстрее организовать рабочее место, начни с самого простого — уборки пыли, наведения порядка на рабочем столе, последовательного выполнения задач. Скоро ты и сам заметишь, что меньше отвлекаешься и успеваешь делать больше задач, чем раньше.

Как организовать своё рабочее место

Победительница конкурса статей рассказывает, как порядок на столе помогает продуктивно учиться

Юлия Никулина

любит порядок

Продуктивная учёба начинается с рабочего места и его организации. Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм.  Я уверена, что чистое и организованное рабочее место повышает эффективность, концентрацию и способность находить все необходимые вещи.

Измените расположение вещей на столе

Когда пришло время снова расставлять вещи на столе, не располагайте их на старых местах. Продумайте новый порядок, чтобы рационально использовать освободившееся пространство. Организуйте предметы в таком порядке, который будет вдохновлять вас на продуктивную работу за столом.

Перестановка вещей на столе — моя маленькая хитрость, которая лишает монотонности ежедневную работу и разбавляет привычный глазу вид.

Следите за порядком

Продумайте, как вы хотите организовать свой рабочий стол, а затем расположите вещи так, чтобы обеспечить максимальную эффективность и предотвратить возникновение беспорядка. Центральную часть стола следует оставить для компьютера, а все важные инструменты и документы сложите в пределах досягаемости.

Продумайте систему хранения документов, чтобы всегда знать, где находятся готовые документы, какие бумаги нужно доработать или выбросить. При организации бумаг можно исходить из степени важности и завершения.

Сделайте специальную доску

Если часто приходится запоминать и записывать разные вещи (даты, номера, события, задания), помимо блокнота установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Я разделяю ее на 4 секции — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» – и перемещаю в этих графах стикеры с задачами. Так все дела всегда находятся перед глазами. Этот способ не только поможет в планировании, но и разнообразит вашу комнату яркими красками.

Добавьте изюминку

Ваша цель – чистое и организованное рабочее место, но оно не должно быть скучным. Используйте украшения (фотографии, постеры, гирлянды), чтобы добавить немного индивидуальности.

У меня над столом висят не только мои фотографии, но и формулы по математике и английские слова. Это помогает мне их запомнить с помощью зрительной памяти.

Также для мотивации развесьте воодушевляющие изображения и афоризмы, чтобы мотивировать себя на усердную работу.

Основные советы
  • Высота стола зависит от вашего роста. Важно, чтобы в сидячем положении расстояние между коленями и крышкой стола было 20 см.
  • Высоту стула следует отрегулировать так, чтобы бедра были параллельны полу, ступни стояли на полу.
  • Стул должен быть максимально удобным и с мягкой поверхностью.
  • Ваш стул должен быть оснащен спинкой. Неудобное кресло и неправильная осанка влияют на здоровье и настроение.
  • Желательно наличие подлокотников: они должны располагаться так, чтобы ты могла сгибать локти под углом 90 градусов.
  • Лампа должна находиться слева, если вы правша, и справа, если вы левша.

Хотите получать новые статьи во «Вконтакте»?

👉🏻 Подпишитесь на рассылку полезных статей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Как организовать идеальное рабочее место

Бизнесхак

Как организовать идеальное рабочее место

11 января 2019 4 523 просмотра


Лариса Парфентьева

Вспомните запах чистящего средства. У многих подсознательно он вызывает ощущения чистоты.

Все, что нас окружает в рабочей обстановке, подсознательно влияет на нашу работоспособность. Мы не всегда замечаем, как рабочее место может мотивировать и «включать» желание творить или повергать в состояние прокрастинации.
Когда говорят о повышении продуктивности, часто имеют в виду улучшение рабочих процессов, и совершенно забывают о важном факторе — рабочем месте.

Следующие советы позволят правильно организовать пространство, которое будет помогать выполнять задачи и не мешать рабочему процессу.

Стол, стул и обстановка

Найдите место, которое вас вдохновляет, или создайте его своими руками.

Когда мы находимся в красивом помещении или сидим у окна, чувствуем прилив сил и вдохновения.

Окружающая нас эстетика заметно влияет на качество работы.

Выберите свой идеальный стол. Он должен подходит под все занятия, которыми вы занимаетесь.

Но не выбирайте слишком большой, если собираетесь работать только за компьютером.

Позаботьтесь сразу о хранении документов и канцелярских принадлежностей. Полки или ящики в столе, дополнительный шкафчик — правильная система хранения экономит кучу времени.

Работа за компьютером подразумевает долгое сидение без движения, поэтому купите удобное кресло.

Выбирайте такое, которое будет с регулируемыми подлокотниками и спинкой с поддержкой позвоночника.

Идеальная высота кресла — когда ступни полностью стоят на полу, а колени согнуты на 90 градусов.

Установите монитор на уровне глаз и на расстоянии 45 сантиметров от вас. Предметы, которые используете часто, расположите со стороны ведущей руки. Те, которые реже, уберите в ящики.


Источник

Творческий порядок

Творческий беспорядок хорош только в теории. На практике, когда взгляд скользит от одного предмета к другому, внимание рассеивается, концентрация снижается, а работоспособность падает.

Регулярно задавайте себе вопрос: «Все ли предметы на своих местах?». Даже если не замечаете беспорядка, он всё равно на вас влияет.

Держите на столе только те канцтовары, которыми пользуетесь ежедневно, остальные уберите подальше.

Большое количество напоминалок — бесполезно. Фанатическое оклеивание монитора стикерами с задачами только снижает продуктивность. Оставляйте напоминания только по самым важным делам, остальные записывайте в ежедневник.

Держите на рабочем столе не больше трех личных вещей. Семейные фото, сувенир из отпуска, подарки от коллег — все это поднимает настроение, но и снижает концентрацию. Соблюдайте баланс между рабочим и личным.

Правильная температура и освещение

Когда слишком холодно или жарко, продуктивно работать невозможно. Поэтому не ругайте себя за отсутствие вдохновения, а установите комфортную температуру.
В теплое время года она должна быть 23-25 °C, в холодное — 22-24 °C.

Освещение — самый главный фактор идеального рабочего места. Лучше, когда оно естественное. Разместите свой рабочий стол так, чтобы на него попадало максимум солнечного света.

Купите лампу, которая в темное время суток, будет хорошо и равномерно освещать рабочую зону. Отлично подойдет лампа с нейтральным белым светом, который не ослепляет.


Источник

Оптимальный уровень шума и скорость интернета

Как громкие звуки мешают сосредоточиться, так и абсолютная тишина может отвлекать.
70 дБ — это оптимальный уровень шума. Измерить его можно с помощью мобильных приложений.
Голоса коллег отвлекают и снижают нашу концентрацию, поэтому не стесняйтесь на работе надевать наушники. Звуки монотонного шума города, звуки природы или приятная музыка помогут рабочему настрою и повысят продуктивность.

От скорости интернета зависит не только настроение, но и уровень концентрации.
Чем медленнее происходит загрузка страниц браузера, тем больше мы отвлекаемся на посторонние мелочи. Установите максимально удобную скорость интернета.

Физическая активность и свежий воздух

Важный фактор идеального рабочего места — возможность сменить обстановку.
Короткая прогулка на свежем воздухе и физическая активность сохранят рабочий настрой до конца дня. Не пренебрегайте возможностью отвлечься от работы во время перерыва, встать из-за стола и немного прогуляться. Вернетесь с новыми силами и свежими идеями.

Эти советы помогут улучшить ваше рабочее место и добавят очков вашей продуктивности.

По материалам книг «Час тишины», «Работа в радость», «Как привести дела в порядок»
Источник обложки

35 лайфхаков в его организации — STAFF-ONLINE

Всем привет! Сегодняшняя тема нашей статьи – как организовать свое рабочее пространство за компьютером. Тема достаточно важная для тех, кто работает удалённо, а так же работников офисов. Кроме этого, об этом полезно знать так же тем, у кого есть дети и тем, кто часто имеет дело с компьютером.

Вы, наверное, часто наблюдали на пространствах интернета изображения на тему фриланса, где девушки сидят в расслабленной позе с ноутбуком на диване, а возле неё ещё и ребёнок весь в мониторе.

Такой подход на правильно организованное рабочее пространство никак не тянет, да и всем известно, что вредит здоровью и зрению. Не стоит воспринимать подобный подход к работе как правильный и допустимый, и рассмотрим список советов, как на самом деле нужно подходить к организации рабочего места, чтобы вред Вашему здоровью наносился минимальный.

Работа в офисе, так или иначе, связана с работой за компьютером, а это 8 часов в день, а то и больше, что не лучшим образом сказывается на общем состоянии позвоночника и Вашей осанке.

Кроме этого, Вы так же рискуете заработать проблемы со зрением. К этому всему добавляется ещё не всегда соответствующая нормативам, установка технического обеспечения в кабинетах работодателем.

Если Вы не хотите усугублять проблемы со своим здоровьем и, по возможности, исправить существующие, постарайтесь придерживаться максимального количества полезных советов, которые дают специалисты:

  • Если в одном кабинете расположено несколько компьютеров, то настоятельно рекомендуется размещать их на расстоянии не меньше 2-х метров друг от друга. Так же нельзя размещать их напротив друг друга.
  • При выборе расположения монитора компьютера, старайтесь размещать его на расстоянии 50 см от  Ваших глаз.
  • Лучшим решением будет поставить компьютер в углу кабинета.
  • Расположение клавиатуры должно быть на уровне от 10 до 30 см от Вас.
  • Если Вы не хотите, чтобы Ваш компьютер перегрелся, то никогда не размещайте системный блок и остальные комплектующие компьютера впритык к стене или к каким-то другим предметам.
  • Учитывайте, с какой стороны падает свет на Ваше рабочее место. Это касается и оконного и лампового света. Оно должно падать слева.
  • Не забывайте о свежем воздухе, когда работаете. Ваш кабинет должен иметь хорошую вентиляционную систему и систему увлажнения воздуха. В случае если таких мер не хватает, нужно чаще заниматься проветриванием помещения.
  • Если в кабинете, где Вы работаете, отсутствует естественное освещение, стоит так же применять рабочий (свет и на стенах и на столе) с общим (потолочным) светом. Лучший вариант - если он будет относиться к рассеянному типу, нежели направленному.
  • Перед тем, как устанавливать принтер в кабинете, учтите несколько особенностей: лазерные принтеры имеют свойство испускать вредное излучение, струйный не несет вреда. Идеально будет расположить лазерный принтер далеко от рабочего пространства, а ещё лучше в отдельном помещении. Стоит так же учесть, что оба их вида плохо переносят наличие пыли, нагревательных устройств на близком расстоянии, а так же прямых солнечных лучей.
  • В зависимости от того, какая рука у Вас рабочая, с той же стороны размещайте органайзер и телефон.
  • На случай, если работодатель не приобрел подставки для ног сотрудникам, установите сами для себя её.

Правильно подготовить рабочее пространство в домашних условиях намного легче. Для тех, кто работает удаленно, или же занимается обработкой документов в выходные дни, это сделать очень важно, ведь они уделяют работе за компьютером достаточно много времени.

При возможности, постарайтесь сделать рабочее место отдельно от спальни. Тогда Ваша техника будет накапливать меньше пыли и Вашему здоровью будет польза. В случае если Вы не можете этого сделать, установите перегородку. На изображении показан вариант использования лоджии как кабинета.

Правильное дизайнерское решение Вашего пространства поможет создать хорошую деловую обстановку и убережет Ваше здоровье. Не забывайте о качестве освещения. Отдайте предпочтение белому цвету потолка и светлым стенам (бежевые, салатовые, лимонные оттенки). Они имеют хорошие светоотражающие свойства, что необходимо глазам.

По мнению психологов, для улучшения эффективности в работе и чувства спокойствия, стоит отдать предпочтение зеленому цвету. Компьютер должен размещаться в помещении с хорошим освещением, где настольная лампа будет с левой стороны, поближе к передней части края экрана.

Не смотря на то, что часто говорят, словно цветы имеют защитное влияние на вредные лучи, это не является правдой. У новых компьютеров этот показатель совсем небольшой, поэтому лучше поставьте одно растение, к примеру, алоэ, чем устраивать оранжерею из подоконника.

Для выбора мебели воспользуйтесь следующими рекомендациями:

  • При выборе компьютерного стола придерживайтесь размеров высоты 680-800 мм, глубины рабочей зоны – не меньше 600 мм, а ширины – не меньше 1200 мм. Будет плюсом так же выдвижная система под клавиатуру.
  • Отличным вариантом заменить стул, будет использование специального кресла, которое возможно регулировать по разным параметрам. Если кресло хорошее по качеству, у него будет круглая передняя часть сиденья. Так же оно будет оббито тканью, которая неэлектризируеться и легкая в чистке.

Для креативных личностей хорошей идеей будет завести около рабочего места магнитно-маркерную доску, на которой можно записывать свои идеи или использовать для этого стикеры.

Парочка мелочей, которая поднимет Ваш боевой дух, тоже не помешает. Это может быть фото с красивых мест или какая-нибудь симпатичная вещица. Так же не лишним будет использование высказывания, которые хорошо Вас мотивируют.

Для того чтобы продуктивно работать из дома, нужно сильно себя стимулировать к этому, иначе можно разлениться. Хорошим мотиватором в этом могут стать чаты в Телеграмме, где общаются профессионалы.

Когда мы подолгу сидим у компьютера, наши дети несознательно берут с нас пример. К сожалению, сейчас это нельзя просто так отменить. Если Вы хотите минимизировать это влияние, придерживайтесь следующих рекомендаций:

  • Самое основное: ПК – это не то, что должно быть главным увлечением у ребенка. Нужно вовремя помогать развить другие интересы.
  • Не забывайте, что проводить много времени у компьютера детям вредно. Для учеников первых классов допускается 30 минут на день общение с ПК, а потом нужно делать хотя бы 10 минут перерыва после использования компьютера в течение 15 минут. Тем, кто старше 12 лет допускается проводить около 2 часов с ПК, при этом делать перерывы каждые полчаса.
  • Освещение в помещении должно быть нормальным, но не чрезмерно ярким. Помните, что в темноте работать с компьютером крайне не рекомендуется.
  • Всю мебель для детей нужно подбирать в соответствии с их ростом.

Не захламляйте Ваше рабочее место ненужными вещами. Здесь должны быть исключительно те вещи, которые Вы используете в работе. Чем меньше всего на столе, тем больше Вы вовлечены в рабочий процесс. На этом изображении явно видно, как делать нельзя.

В случае если Вам не нужно часто распечатывать что-то, Вы можете расположить принтер на другом столе. Так у Вас возникнет дополнительная возможность лишний раз сделать разминку.

Не употребляйте еду и напитки за компьютером. Так способ употребления пищи не способствует её усвоению. К тому же, подобные эксперименты несут опасность для Вашей техники (в частности сладкие напитки для ноутбуков).

Вы должны помнить, что убирать рабочее пространство нужно регулярно и своевременно. Не забывайте так же использование салфеток, предназначенных для компьютерной техники.

 

Работая за компьютером, мы далеко не всегда думаем о том, чтобы это было безопасно. Правила безопасности существуют не только на случай возникновения пожара, но и касаются так же неисправностей техники, что случается довольно часто. В связи с этим, старайтесь соблюдать этот перечень несложных правил при работе с Вашей компьютерной техникой:

  • Электрическая проводка – одна из тех вещей, проблемы с которой могут затянуть весь рабочий процесс. Чтобы у Вас не возникало проблем с ней, перед началом работы за компьютером, каждый день проверяйте её исправность. Розетки и штепсели, которые Вы используете, не должны иметь никаких трещин и сколов. Так же исключите свисание проводов с краев стола и нахождения их на полу, если есть вероятность прижать их чем-нибудь тяжелым.
  • Если в Вашем доме есть маленькие дети, то Вам следует использовать специальные розетки, где есть защита от внешнего воздействия. Это сведет к минимуму возможность возникновения непредвиденных последствий.
  • Помните, что провода должны быть на расстоянии от нагревательных устройств, и ни в ком случае не соприкасаться с ними. Особенно это актуально в зимнее время, когда так часто используются дополнительные устройства, для обеспечения нужной температуры.
  • Не забывайте о возможности перегруза сети из-за бытовых приборов. Из-за этого провода могут перегреться и если у Вас есть проблемы с автоматикой, может возникнуть пожар. Поэтому всегда проверяйте, сколько приборов у Вас работает одновременно.
  • Работа за компьютером, который имеет явные внешние повреждения, так же недопустима. Лучше его заменить или сдать на сервис для ремонта.
  • Вы не должны работать во влажных помещениях за компьютером – это очень опасно. Так же не допускается работать с мокрыми руками.
  • Чтобы Ваш ПК нормально работал, охлаждался и не выходил из строя, никогда не кладите на системный блок посторонних вещей.
  • Не забывайте о том, что нельзя располагать жидкие вещества (это касается и воды в кулере и напитков в стаканах) поблизости от компьютера.
  • Пыль очень плохо влияет на работу компьютера. Поэтому не забывайте вовремя её удалять со всех его частей. Так же стоит помнить о том, что системный блок нужно периодически чистить (около 1 раза в год).
  • Нежелательно оставлять Ваш ПК надолго включенным. Так же не нужно слишком часто его выключать. Используйте спящий режим, если Вам нужно на некоторое время от него отлучиться.

Всегда, когда Вы работаете за компьютером, помните – Ваше кресло сколько угодно может быть комфортным и приятным, но работа много часов подряд в сидячем положении плохо сказывается на Вашем самочувствии и продуктивности.

Вы быстро утомляетесь, и у Вас возникают боли в  спине. Чтобы этого не происходило, не нужно забывать об отдыхе. Иногда, когда Вы делаете разминку или просто ходите, Ваши мысли намного активнее работают, нежели за усердной работой за компьютером.

По этой причине, Вы должны всегда помнить и выполнять такие рекомендации врачей:

  • Когда вы много работаете в сидячем положении, Вам никак не обойтись без отдыха. Делайте перерывы на каждые 1,5 – 2 часа Вашей работы. В офисе могут возникать с этим трудности. В таком случае стоит делать хотя бы небольшую разминку на кресле. Так же часто меняйте позы в работе, тянитесь, разминайте Ваши ноги и спину.
  • Помните о Ваших глазах, когда работаете за компьютером. Когда Вы смотрите на экран, Вы моргаете намного меньше, от этого возникает сухость и усталость глаз. Старайтесь чаще моргать, отводить газа от монитора, закрывать их на несколько минут. Будет хорошо, если Вы так же будете выполнять гимнастику для Ваших глаз: немного надавливайте пальцами на Ваши веки, попробуйте повращать зрачки за и против движения часовой стрелки, немного постукивать и надавливать пальцами у висков и по голове. Это снимет напряжение с глаз, и Вам легче будет работать дальше.
  • Для того чтобы Ваше зрение не так сильно напрягалось, используйте подставки для работы с бумажными документами. В случае если Вам необходимо читать много материалов, которые нет необходимости постоянно корректировать, будет лучше их распечатать и использовать в бумажном виде. Так Вы будете меньше нагружать глаза и легче воспринимать текст.
  • Сидячая работа очень вредит не только глазам, но и Вашей шее. Она может затекать и неприятно болеть. Чтобы не доводить до такого, стоит чаще её разминать: делать повороты в разные стороны, а так же различные подъемы плечами. Так же полезно будет разминать спину – Вы тоже можете делать различные повороты корпуса и спины. Так Вам будет намного комфортней работать и переносить напряжение.
  • После того, как Вы закончили работать, не стоит начинать свой отдых с просмотра телевизора, фильмов за компьютером или заниматься другими делами за Вашими гаджетами. Вам нужно дать отдохнуть Вашим глазам и телу после работы. Идеальным решением будет прогулка на свежем воздухе или посидеть с закрытыми глазами в тишине. Так же хорошей альтернативой будут занятия физической активностью. Это поможет снять усталость, наполнит Вас энергией и хорошим настроением.

Не забывайте, что тем, кто работает много за компьютером, очень рекомендуется активно проводить отпуск и выходные дни. Путешествия и различные вылазки на природу отлично подойдут для этого.

Если эта статья была Вам полезной, то поделитесь, пожалуйста, ей в Ваших социальных сетях со своими друзьями. Успехов Вам в работе!

 

Есть минутка? Тогда читайте дальше!

 

10 секретов: как работать эффективно и тратить на выполнение задачи меньше времени

Как повысить продуктивность мозга: 23 способа для Вашей личной эффективности

Как достичь цели: 30 шагов, после которых Вас уже не остановить

Как организовать своё рабочее место — Work.ua

Прямо сейчас посмотрите на своё рабочее пространство. Не пора ли убраться?

Чтобы организовать свое рабочее пространство, не нужно ждать особенного знака или дня. Просто спросите себя: «Мне это нужно? Я этим пользуюсь? Мне это нравится?» — и удалите всё, на что отвечали нет. Также Work.ua рекомендует ещё 5 советов к действию, чтобы уборка состоялась и впредь случалась снова и снова.

Ёмкость для мусора

Выделите пустой ящик для мусора, большой пакет и готовьтесь его наполнять. Выбросить — самое сложное, мужайтесь. Только документы не забудьте пропустить через шредер. После того, как сможете выбросить всё лишнее, подумайте, какие изменения можно привнести на рабочий стол.

Оптимизация рабочего пространства

Может вам некуда повесить свои вещи или вам нужно больше места на рабочем столе? Но у вас уже появилось больше места, когда выбросили часть вещей? Подумайте, что можно выбросить еще. Или придумайте способ оптимизировать ваше пространство. Может вам не хватает лотков для бумаг, органайзеров, стикеров или коробочек для мелкой канцелярии?

Не забудьте о компьютере

В нем тоже горемычном стоит убираться: также удалить все лишние программы и файлы, а может и установить то, на что постоянно не хватает пять минут, протереть пыль и так далее.

Приятные мелочи

Влияют на настроение, согласитесь. Если у вас их слишком много — оставьте самые ценные, большое количество нерабочего на столе будет отвлекать. А если нет вовсе, поставьте себе задачу принести что-то вдохновляющее для работы.

Запланируйте дату следующей уборки

И поставьте напоминание, чтобы не пропустить. А заодно и распишите список дел по уборке, который планируете реализовать в следующий раз. Но помните, что поддерживать чистоту на рабочем столе нужно регулярно: исследования показывают, что на вашем столе больше микробов, чем в общественном туалете.


Помните, что чистое рабочее пространство — это чистый ум. Комфортной вам работы.


Читайте также: 6 советов для идеального завершения рабочего дня



Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

15 лучших советов по организации офиса и достижению большего

Вы можете подумать, что у вас нет времени на организацию офиса, но если бы вы действительно знали, сколько времени вам стоит эта дезорганизация, вы бы передумали.

Иногда перестановка и перемещение стопок не учитываются. Также не нужно убирать со стола, если вы смахиваете беспорядок в корзину или ящик стола.

Относительно аккуратные и упорядоченные офисные помещения позволяют повысить производительность труда и сократить потери времени.

Организация вашего офиса не займет несколько дней, это можно сделать понемногу. На самом деле, поддерживать организованный офис гораздо эффективнее, если вы относитесь к нему как к текущему проекту, а не к массовому нападению.

Итак, если вы готовы приступить к работе, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш офис в эффективное рабочее пространство.

1. Очистите свой офис

Уберите беспорядок, опустошите, измельчите, избавьтесь от всего, что вам не нужно или не нужно.Осмотреться. Что вы давно не использовали?

Снимайте по одной области за раз. Если он не работает, отправьте его в ремонт или выбросьте. Если вы не использовали его в течение нескольких месяцев и не можете придумать, когда он вам действительно понадобится, то он уходит. Это касается мебели, оборудования, принадлежностей и т. Д.

Не забывайте о безделушках, растениях (настоящих или искусственных) и украшениях - если они покрыты пылью и портят ваш офис, то это честная добыча.

2. Соберите и распределите

Соберите все предметы, которых нет на своем месте, и положите на свои места.

3. Установите рабочие «зоны»

Решите, какой вид деятельности будет происходить в каждой зоне вашего офиса. У вас, вероятно, будет основное рабочее пространство (скорее всего, ваш стол), справочная область (шкаф для хранения документов, полки, папки) и область хранения (шкаф, полки или ящики).

Поместите соответствующее оборудование и принадлежности, расположенные в как можно больше подходящей площади.

4. Close Proximity

Расположите оборудование и расходные материалы, которые вы используете чаще всего, в пределах досягаемости.Вещи, которыми вы редко пользуетесь, можно хранить или убрать.

5. Купите хороший этикетировщик

Выберите простой в использовании этикетировщик. Выделите время, чтобы промаркировать полки, корзины, ящики корзин. Он не только напомнит вам, куда идут дела, но и поможет другим, у кого может возникнуть необходимость найти, использовать или убрать что-нибудь в вашем рабочем пространстве.

6. Пересмотрите свою систему хранения файлов

По мере того, как мы полностью переходим в цифровую эпоху, потребность в хранении бумажных файлов уменьшилась.

Что может ваш магазин в цифровом виде? Вы дублируете файлы? Возможно, вам удастся удалить некоторые файлы и папки, которые вы использовали ранее.Если вы храните файлы на своем компьютере, регулярно выполняйте резервное копирование.

Вот несколько идей хранения для создания удобной системы хранения:

  • Создайте папку собрания - Поместите туда все «элементы для обсуждения», а также элементы, которые необходимо передать, отчеты, которые необходимо передать. данные и т. д. Это поможет вам подготовиться к встречам и избавит вас от стресса даже в том случае, если встреча перенесена на более поздний срок.
  • Создайте папку WOR. - Многие из наших грязных бумаг - это вещи, которые отложены до тех пор, пока кто-то другой не ответит или не начнет действовать.Загоните их в папку WOR (Ожидание ответа). Проверяйте его каждые несколько дней на предмет невыполненных действий, которые могут вам понадобиться.
  • Ящики для хранения - Используйте недорогие ящики для хранения, чтобы хранить заархивированные файлы и извлекать их из текущего файлового пространства.
  • Ящики для журналов - Используйте ящики для журналов или папки для хранения журналов и каталогов, которые вы действительно хотите хранить. Убедитесь, что они вам действительно нужны для справки или исследования, в противном случае их можно утилизировать или отдать.
  • Папка для чтения - Укажите файл для печати статей и документов, которые не являются срочными.
  • Архивные файлы - Когда проект будет завершен, соберите все материалы вместе и храните их. Сохраните свои «рабочие папки» для текущих проектов.
  • Файл еженедельно - Не позволяйте вашей документации скапливаться. Поместите свои бумаги в папку «В файл» и делайте все раз в неделю.

Дополнительные советы по организации файлов см. Здесь: Как организовать файлы для повышения производительности

7.Уберите со стола

Удалите все, тщательно очистите и кладите обратно только те предметы, которые необходимы для повседневного использования.

Если у вас есть трудности с очисткой вещей, эта формула Declutter поможет вам выбросить вещи, не сожалея в дальнейшем.

8. Организуйте свой рабочий стол

Теперь, когда вы оптимизировали свой рабочий стол, неплохо было бы его организовать.

Используйте настольные органайзеры или контейнеры, чтобы расположить предметы на столе. Используйте лотки для бумаги, контейнеры для мелких предметов.

Не забывайте свой рабочий стол! Убедитесь, что файлы или изображения находятся в упорядоченных папках. Я бы порекомендовал очищать рабочий стол компьютера каждый день перед уходом с работы.

9. Организуйте свои ящики

Положите использованные предметы вместе в один ящик, марки с конвертами, липкие блокноты с блокнотами и т. Д.

Используйте органайзеры ящиков для мелких предметов - канцелярских скрепок, кнопок и т. Д. Используйте отдельный ящик для личных вещей.

10. Отдельные ящики для входящих сообщений

Если вы регулярно работаете с другими людьми, создайте папку, лоток или ящик для входящих сообщений для каждого из них.

11. Очистите свои стопки

Надеюсь, с вашим новым организованным офисом вы больше не будете создавать груды бумаги, но вам все равно придется разбирать старые.

Просмотрите кучу (при необходимости понемногу) и поместите ее в подходящее место или выгрузите.

12. Сортировка писем

Не складывайте почту в кучу, чтобы ее рассортировать, или копаться в ней и вынимать нужные вам части прямо сейчас. Сортируйте его, как только вы его получите: действовать, читать, подавать, делегировать или передать..

13. Назначьте даты удаления

Вам не нужно хранить каждый лист бумаги бесконечно. Отметьте файлы или документы, когда их можно выбросить или измельчить.

Некоторые юридические или финансовые документы должны храниться в течение определенного периода времени. Убедитесь, что вы знаете, каковы эти требования.

14. Фильтр электронной почты

Некоторые электронные письма важно читать, другие просто не так важны.

Когда вы используете систему фильтров для маркировки различных типов электронных писем, вы знаете их приоритет и то, на что нужно ответить в первую очередь.

Ознакомьтесь с этими советами по достижению нулевого почтового ящика: Оптимальный способ добраться до нулевого почтового ящика

15. Выровняйте свой рабочий стол

В конце дня сделайте быстрое выпрямление, чтобы начать с чистого листа в следующий раз. день.

Bottom Line

Используйте один совет или попробуйте их все. Количество усилий, которые вы вложите в создание и поддержание эффективной рабочей области, окупится в большой степени.

Вместо того, чтобы тратить время на поиски вещей и перетасовку стопок, вы сможете тратить свое время ... ну ... работая , и вам понравится быть свободным от беспорядка!

Подробнее Организаторские хаки

Автор фотографии: Алеся Казанцева через unsplash.com

10 простых советов по продуктивности для организации вашей рабочей жизни

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Производительность - это эффективность - делать больше, быстрее и с меньшими затратами. И с учетом растущих требований сегодняшнего дня в любое время и в любом месте, это как никогда важно. Чтобы получить максимальную отдачу от своего дня, вам нужно сосредоточиться на трех сегментах своей жизни: времени, пространстве и мышлении.

Связано: 5 способов оставаться продуктивным в дороге в качестве предпринимателя

Щелкните слайд-шоу, чтобы увидеть 10 простых советов по продуктивности, которые помогут вам организовать свою рабочую жизнь, организованную с учетом этих трех жизненно важных потребностей.

Время

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Люди, как известно, плохо справляются с несколькими задачами, поэтому управление своим временем имеет решающее значение для повышения производительности.Самая большая потеря времени - это неожиданные (и обычно неважные) задачи. Все мы знаем, что побуждение прочитать только что пришедшее электронное письмо или взглянуть на последнее всплывающее уведомление - склонный психолог Даниэль Левитан, автор книги The Organized Mind , называет это предвзятым отношением к новизне. Это непреднамеренное переключение задач отнимает больше времени, чем вы думаете. Ученый из Калифорнийского университета в области информации Глория Марк обнаружила, что на восстановление после незначительных перерывов уходит в среднем 26 минут.Чтобы этого избежать, распланируйте свой день и разделите неожиданные прерывания:

Связано: Одиночество может быть вашим самым мощным инструментом мышления

Используйте время в пути для выполнения координационных задач:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Это безумие - не тратить время в пути на работу, чтобы отсеять трудоемкие задачи. Во время утренней поездки на работу я провожу обзор своих внешних консультантов - получаю последние новости об открытых проектах и ​​выясняю, нужна ли им помощь.К тому времени, как я прихожу в офис, у меня есть точное представление о статусе моих проектов.

Сократить время проведения встреч на 25 процентов:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Вы получите такой же объем работы, потому что так много времени тратится на установку конференц-связи и бесполезное подшучивание. (См. Это юмористическое видео для демонстрации.) Если вы сократите одну встречу с пятью людьми в день с одного часа до 45 минут, вы получите 25 часов рабочего времени в месяц.Это примерно 300 часов в год - почти два месяца работы!

График регулярных перерывов в дневное время:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Бегать от встреч подряд непродуктивно, потому что вы устаете и теряете концентрацию. Отметьте время в своем календаре и делайте перерывы. Сделав эти перерывы обычным делом, вы повысите предсказуемость, создав регулярный график, чтобы ваш ум был организован.Если вы можете себе это позволить, вздремните на 10-20 минут после обеда.

Космос

Изображение предоставлено: Shutterstock

«Пространство» относится к вашей среде - вашему офису, а также к вашему виртуальному пространству. Рабочее пространство может быть не последней границей, но это важный элемент повышения производительности труда. Вот несколько советов, связанных с космосом:

Работа вне офиса, когда это имеет смысл:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие перерывов в работе улучшит концентрацию.Некоторые компании обнаруживают, что разрешение сотрудникам работать из дома дает другие преимущества, включая сокращение времени в пути, более короткое время обеда и меньшее количество больничных. Посмотрите, как вы можете применить задокументированные стратегии с китайского туристического сайта Ctrip, AIIM и WordPress в своей рабочей среде.

Связано: 6 лучших практик для работы на дому

Обобщите количество мест, куда вам нужно обратиться за информацией:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Слишком много приложений для навигации - электронная почта, инструменты микроблогов, такие как Yammer, инструменты чата, такие как Lync, утилиты социальных сетей, такие как Twitter и LinkedIn, и операционные системы, такие как SAP, Oracle и Salesforce.Сделайте так, чтобы уведомления из каждого приложения отображались в одном месте.

Отключить всплывающие уведомления на мобильных устройствах и на рабочем столе:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Не позволяйте приложениям прерывать вашу концентрацию раздражающими всплывающими сообщениями. Выключи их. Сейчас. И ограничьте проверку электронной почты определенным временем в течение дня. Вы не пожалеете.

Начните день со структурированным «моим временем»:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Просмотрите электронную почту и обновления в социальных сетях, которые накопились за ночь, и отсортируйте отставание.Выбирайте быстрые ответы и рекомендации, чтобы другие люди могли начать работать над задачами. Запланируйте более крупные задачи. И удалите то, что является информационным или неважным.

Образ мышления

Изображение предоставлено: Shutterstock

Поставьте себя в положение, в котором вы можете сосредоточиться на выполнении правильной задачи на данный момент:

Converse, не электронная почта:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Поднимите трубку или пройдите по коридору и поговорите напрямую с коллегами.Для географически удаленных людей используйте чат. Вы можете дать точное направление и быстро устранить недоразумения. Количество времени, потраченного впустую на увековечение бесконечных цепочек писем, ошеломляет - и порождаются бессмысленные ошибки.

Нарезать большие проблемы на более мелкие куски:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Это уменьшит чувство перегрузки и откладывание на потом, связанных с выполнением большой работы.Один из практических способов сделать это - применить методы Agile для управления своими рабочими задачами. Рожденный в мире разработки программного обеспечения, Agile вносит большой вклад в управление задачами, разбивая большие работы на короткие спринты. Наличие решения на протяжении всего процесса снижает беспокойство при выполнении большой работы.

Используйте контрольные списки для повторяющихся задач, чтобы уменьшить количество ошибок:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Контрольные списки помогут вам не сбиться с пути, особенно когда вы перегружены работой или работаете в условиях ограниченного времени.Чтобы получить отличное руководство по использованию контрольных списков, взгляните на Манифест Контрольного списка Атула Гаванде.

Связанные: 6 способов лучше управлять своим вниманием и повышать производительность

Как организовать свое рабочее место, чтобы стать более продуктивным

Большинство работающих людей часто проводят больше времени в офисе, чем дома в течение недели. Ваш стол может быстро стать местом сбора, где вещи просто хранятся и хранятся, и вскоре он может превратиться в огромный беспорядок.Беспорядок на вашем столе и в вашем рабочем пространстве может быстро перекинуться на саму работу, которую вы производите.

Почему нужно организовывать рабочее место

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду рабочих проблем, которые могут у вас возникнуть. Неорганизованное рабочее место лишь увеличивает количество времени и энергии, необходимое для выполнения даже самых маленьких и простых задач. Неорганизованное рабочее место может быть вызвано следующими причинами:

  • Дополнительный стресс из-за невозможности найти вещи, когда они вам нужны.
  • Снижает продуктивность , потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ.
  • Добавляет, чтобы отвлечься. Чем больше вещей загромождает ваш стол, тем больше шансов, что вы переключите свое внимание с работы на бессмысленный объект.
  • Может увеличить риск заболевания. С дезорганизацией появляется еще больше шансов, что бактерии, микробы и вирусы заселят ваше рабочее место.

Источник: http: // slane.co.nz

Организация рабочего места

  • Найдите дополнительные десять или пятнадцать минут в конце рабочего дня, чтобы привести в порядок свой рабочий стол. Вы должны оставить рабочее место так, чтобы не менее 80% рабочего стола было видно и не было беспорядка. Делая это в конце дня, вы настраиваете себя на более продуктивный день, когда на следующее утро собираетесь в офисе.
  • Ограничьте необходимость дотягиваться до вещей, которыми вы пользуетесь регулярно. Старайтесь держать предметы, к которым вам нужен быстрый доступ, в ящиках или шкафах рядом с вами, когда вы сидите. Ручки, почтовые бланки, специальные бланки и другие различные канцелярские принадлежности должны быть легко доступны и найдены без необходимости постоянно вставать и опускаться за ними.

    Ограничение количества шагов, которые необходимо предпринять для поиска этих предметов, повысит вашу продуктивность в течение рабочего дня.

  • Создайте организованную файловую систему для бумажной работы. Файлы цветового кода, которые затем были разделены на определенные категории. Используйте визуальную систему хранения документов, которая позволяет вам видеть, где именно вам нужно искать важную информацию. Храните самые свежие файлы в подвесной файловой системе на столе и другие файлы, которые можно заархивировать в картотеке подальше от вашего стола. Это позволяет вам легко искать самые свежие документы, которые вам понадобятся, без необходимости искать в сотнях ненужных файлов.
  • Настройте систему фильтрации электронной почты, чтобы вы могли быстро игнорировать или сохранять получаемые электронные письма. Многие люди часами читают, отвечают и ищут в своих письмах. Чтобы повысить производительность вашего , вы хотите иметь возможность легко находить электронные письма, на которые вам нужно немедленно отвечать, и удалять те, которые не связаны ни с одной из работ, на которых вам нужно сосредоточиться.
  • Хотя вы хотите сделать свое рабочее место индивидуальным, вы хотите ограничить количество предметов, которые у вас есть на столе. Убедитесь, что любые личные детали, которые вы добавляете на свой стол, невелики и не отвлекают.Они должны быть в состоянии добавить немного цвета или удовольствия вашему рабочему пространству, но не должны снижать продуктивность вашего .

Источник: //memecreator.org

Если вы хотите быть более продуктивным, чем содержать свое рабочее место в чистоте и порядке, это один из самых простых способов решить ряд проблем с производительностью. Дезорганизация вашего стола может мешать вашему тайм-менеджменту, качеству работы и даже вашей надежности. Потратьте дополнительное время и немного усилий, чтобы настроить системы и уменьшить беспорядок на вашем столе.

советов по организации работы

Давайте рассмотрим несколько советов, как оставаться организованным на рабочем месте:

Организованность на работе повышает эффективность и продуктивность сотрудников.

Сосредоточьтесь на важном и срочном . Не тратьте время на то, что в данный момент неважно. Хорошо спланируйте свой день. Перед тем, как начать свой день, составьте список дел, которые вам нужно выполнить, прежде чем называть его днем.

Список TO-DO поможет вам узнать, что все важно и что нужно сделать с высоким приоритетом. Поставьте галочку напротив выполненных задач.

Приведите в порядок свой стол . Выбросьте все, что вам не нужно. Важные документы следует хранить в папке. Держите все на своих местах. Обозначьте файлы соответствующим образом. Беспорядок на столе не позволяет сотрудникам сосредоточиться на работе.

Выработайте привычку пользоваться ежедневником или органайзером на работе .Важные задачи должны быть записаны в планировщике с указанием даты, когда вы хотите выполнить то же самое. Таким образом, вы не забудете ни одной важной задачи, а также достигнете целей в желаемые сроки. Аккуратно запишите все свои обязательства в свой ежедневник. Настольный календарь также поможет вам хорошо спланировать свой день.

Ни один сотрудник не может работать без перерыва от восьми до девяти часов. Здоровая конкуренция необходима для извлечения максимальной выгоды из сотрудников, но она не должна приводить к ненужному давлению на рабочем месте.Сотрудникам нужно получать удовольствие от своей работы. Поговорите со своими коллегами по работе и узнайте, чем они занимаются. Постарайтесь воспользоваться их опытом и знаниями. Выделите время для серфинга в Интернете, проверьте обновления на сайтах социальных сетей, поговорите с семьей и друзьями или узнайте, что нового в ваших доменах. Убедитесь, что вы не тратите свое время на сплетни с коллегами по работе или на распространение ненужных слухов. Наслаждайтесь обедом, но не забудьте вернуться к своему столу, когда время обеда закончится. Правильно распоряжайтесь своим временем.Не обсуждайте работу во время обеда с коллегами по работе и не думайте ни о чем другом во время работы. Не работайте только тогда, когда рядом ваш начальник. Работайте для собственного удовольствия.

Некоторые люди имеют тенденцию писать важные контактные телефоны и другую важную информацию на отдельных бумагах. Поверьте, вы никогда не найдете бумагу, когда она вам действительно понадобится. Запишите все важные контактные номера в блокнот. Держите всю необходимую информацию под рукой . Сохраните номера телефонов всех важных клиентов в своей телефонной книге.

Не говори «да» всему. Не берите на себя дополнительные обязанности только в угоду своему начальству . Позже это доставит вам неприятности. Делегирование работы по специализации и опыту имеет первостепенное значение. Принимайте работу в соответствии с вашим образованием и уровнем интересов. Очень важно помогать коллегам, но убедитесь, что ваша собственная работа не пострадает.

Всегда заводите привычку заканчивать работу вовремя. Не сидите допоздна на работе. Поверьте, это мешает вашей семейной жизни, а также увеличивает уровень стресса.Сотрудникам необходимо вовремя приходить в офис, завершать работу и вовремя уходить.




Авторство / ссылки - Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас».Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


14 способов организовать работу

Производительность на рабочем месте может помочь компаниям добиться успеха в достижении целей компании. Один из способов повысить производительность - улучшить организацию, потому что это помогает сотрудникам больше сосредоточиться на своих индивидуальных задачах и более эффективно сотрудничать с коллегами.Если вы хотите чувствовать себя уверенно на работе и более стабильно соблюдать установленные сроки, важно научиться организовываться.

В этой статье мы объясняем, что значит быть организованным, почему организация важна и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы быть организованным на рабочем месте.

Что значит быть организованным?

Организованность означает, что вам легче сосредоточиться на задачах, чтобы вы могли более эффективно работать на рабочем месте. Организация может повысить производительность труда сотрудников и способствовать эффективному сотрудничеству над проектами.Когда сотрудники организованы на рабочем месте, это упрощает расстановку приоритетов в проектах и ​​их завершение в установленные сроки.

Сотрудники могут оставаться организованными, поддерживая порядок на рабочем месте и избегая беспорядка, или ведя подробный календарь, чтобы не отставать от своего графика.

Подробнее: Организационные навыки: как их развивать и использовать

Почему важно быть организованным?

Когда вы на работе, важно быть организованным, чтобы вы могли одновременно сбалансировать множество различных задач.Организованность также может помочь вам следующими способами:

  • Достигать целей
  • Поддерживать баланс между работой и личной жизнью
  • Не отставать от импульса
  • Повышать продуктивность
  • Сохранять концентрацию
  • Снижать уровень стресса и беспокойства

Достигать целей

Когда вы организованы, у вас больше шансов достичь своих карьерных целей. С планом ваша работа становится более рациональной, и вы можете быстрее выполнять задачи.Например, организованность может сэкономить ваше время, что может позволить вам преследовать другие карьерные цели в свободное время, например, вернуться в школу или получить сертификаты, чтобы продвигать свою роль в вашей компании. Когда вы организованы, вы также можете помочь своей компании в достижении ее целей.

Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Организация может способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью, потому что у вас больше шансов выполнить свои задачи в рабочее время, вместо того, чтобы брать проект домой, работать сверхурочно или звонить по работе и отвечать на электронные письма вне вашего рабочего места.Вы также можете приятно провести выходные дома, если сможете выполнить все порученные вам задачи в течение рабочей недели. Поддержание баланса между работой и личной жизнью поможет вам подготовиться к каждой новой неделе с ясным умом.

Подробнее: 10 советов по улучшению баланса между работой и личной жизнью сейчас (которые на самом деле работают)

Поддерживайте темп

Когда вы остаетесь организованным в течение дня, вы можете быстрее выполнять задачи и набирать обороты в твоя работа. Momentum может дать вам мотивацию, необходимую для выполнения задач вовремя и в порядке приоритета.Это также помогает вам отмечать пункты из вашего списка дел и может способствовать чувству выполненного долга в конце рабочего дня.

Повысьте продуктивность

Когда вы организованы, вы можете посвятить больше времени выполнению своих рабочих задач, а не поиску заметок и электронных писем и просмотру документов на своем столе. Организация также улучшает общение, что помогает командам стать более продуктивными в целом.

Оставайтесь сосредоточенными

Имея чистое и организованное рабочее пространство, вы можете больше сосредоточиться на своих задачах.Не только легче найти то, что вам нужно, но и меньше отвлекающих факторов. Когда вы сосредоточены на задаче, вы также можете лучше понимать, что еще вам нужно сделать и к какому сроку. Было бы полезно записать свои задачи в порядке важности, чтобы вы точно знали, над чем работать дальше.

Снижение стресса и беспокойства

Организованность может помочь вам снизить стресс и беспокойство, потому что вы можете сосредоточиться на одном проекте или цели за раз и меньше отвлекаться.Это может помочь вам разработать более плавный рабочий процесс и позволит вам работать с максимальной отдачей.

Как оставаться организованным на рабочем месте

Есть много способов оставаться организованным на рабочем месте. Рассмотрите возможность принятия следующих мер, чтобы максимизировать продуктивность и эффективность вашего рабочего места:

  1. Время заблокируйте свои дни.
  2. Установите распорядок.
  3. Придерживайтесь своего графика.
  4. Используйте свой электронный календарь.
  5. Запишите вещи.
  6. Составьте список дел с цветовой кодировкой.
  7. Разработайте контрольные списки и шаблоны.
  8. Создать файловую систему.
  9. Убирать регулярно.
  10. Приобретите стол-органайзеры.
  11. Избегайте многозадачности.
  12. Делайте регулярные перерывы.
  13. Установите определенное время для электронных писем.
  14. Используйте подходящие инструменты.

1. Временная блокировка ваших дней

Временная блокировка ваших дней может помочь вам сосредоточиться на ваших задачах. Блокировка времени включает в себя планирование вашего календаря таким образом, чтобы вы выполняли определенные задачи в определенное время дня, что помогает свести к минимуму отвлекающие факторы.Когда вы используете временные рамки в качестве ориентира для своего дня, вы можете быть гибкими и настраивать их по мере необходимости на основе встреч и других поступающих в последний момент запросов.

2. Установите распорядок дня

Когда вы создаете распорядок дня, у вас больше шансов сформировать привычки, которые придадут вам структуру и сделают каждый день более гладким. Распорядок становится более автоматическим, чем дольше вы его используете, и он может помочь вам в достижении ваших целей более эффективно, потому что шаги, которые вы предпринимаете для их достижения, теперь более упорядочены.

3. Придерживайтесь своего графика

После того, как у вас будет время заблокировано для вашего дня, придерживайтесь этого графика и распорядка как можно лучше. Хотя могут происходить отклонения, наличие расписания облегчает возвращение к задаче, которую вам нужно выполнить. Расписания также важны, когда вы работаете с коллегами над проектом. Например, ваши коллеги могут рассчитывать на то, что вы выполните задачу, прежде чем они выполнят свою часть работы, поэтому важно придерживаться графика, чтобы гарантировать, что вы выполните всю свою работу вовремя.

4. Используйте свой электронный календарь

На рабочем месте вы, вероятно, регулярно проводите встречи с коллегами, руководителями или со всем офисом. Использование календаря электронной почты для настройки предупреждений об этих встречах может помочь вам оставаться организованными и заранее подготовиться к ним. Электронный календарь также полезен для ввода сроков выполнения задач, чтобы вы могли завершить свою работу вовремя и придерживаться своего распорядка.

5. Записывайте вещи

Записывайте вещи, это поможет вам запомнить важную информацию и даст возможность ссылаться на свои заметки позже, если это необходимо.Вы можете записывать вещи на бумаге или в цифровой записной книжке, в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас и вашего рабочего места. Запишите заметки о встречах, важные даты и список дел.

6. ​​Составьте список дел с цветовой кодировкой

Когда элементы имеют цветовую кодировку, гораздо легче взглянуть на свой список дел и понять, что вам нужно сделать. Например, вы можете использовать цветовой код в зависимости от каждого проекта и его уровня приоритета. Делая это, вы сразу знаете, над какими элементами вам нужно работать в первую очередь, и все задачи для определенного проекта сгруппированы вместе.

7. Разработка контрольных списков и шаблонов

Если у вас есть повторяющиеся проекты и задачи, разработайте контрольные списки и шаблоны, которые помогут вам оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы. Контрольные списки помогают убедиться, что вы не пропустите ни одного шага при завершении проекта, а шаблоны упрощают повторяющиеся задачи, поскольку вам не нужно каждый раз начинать с нуля, поэтому оба инструмента могут улучшить вашу продуктивность, сосредоточенность и организацию.

8. Создайте файловую систему

Как для физических, так и для цифровых документов, создание файловой системы поможет вам уменьшить беспорядок и оставаться организованным.Например, у вас могут быть папки для различных типов важных документов, таких как счета-фактуры и контракты. Вы также можете настроить папки электронной почты для разных категорий, таких как проекты или отправители, чтобы гарантировать, что вы сохраняете всю важную корреспонденцию, не оставляя слишком много элементов в своем почтовом ящике.

Подробнее: Как организовать свой почтовый ящик Gmail

9. Регулярно очищайте

Чистое рабочее пространство помогает сотрудникам сохранять мотивацию, сосредоточенность и продуктивность.Это также упрощает и ускоряет поиск важных документов и других документов. Каждую неделю выделяйте время, чтобы избавиться от ненужного беспорядка и упорядочить предметы по папкам или ящикам стола.

10. Приобретите органайзеры для стола

При уборке рабочего места можно использовать органайзеры для стола и ящиков. Например, у вас может быть органайзер для ваших пишущих инструментов и записных книжек, а другой - для канцелярских кнопок, скрепок и других небольших офисных предметов. Храните похожие предметы вместе и увеличивайте пространство на столе и внутри ящиков, чтобы ваше пространство оставалось чистым и организованным.

11. Избегайте многозадачности

Вместо многозадачности сосредоточьтесь на выполнении одного проекта или задачи за раз. Это может предотвратить ошибки, снизить стресс на рабочем месте и помочь вам уложиться в сроки. Вы также можете почувствовать себя более успешным, если сосредоточитесь на конкретной задаче, не отвлекаясь, и как только она будет выполнена, вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка дел и использовать ее как импульс для начала следующей задачи дня.

12. Делайте регулярные перерывы

Чтобы оставаться организованным в течение рабочего дня, подумайте о регулярных перерывах.Встаньте из-за стола и прогуляйтесь по офисному зданию или выйдите на улицу и насладитесь прогулкой на свежем воздухе несколько минут. Регулярные перерывы помогут вам сосредоточиться и свести к минимуму отвлекающие факторы. Если вы отрабатываете импульс и сосредоточены на конкретной задаче, подождите, пока не дойдете до хорошей точки остановки, чтобы сделать перерыв.

13. Выделите определенное время для электронных писем

Вместо того, чтобы тратить много времени в течение дня на проверку своего почтового ящика всякий раз, когда приходит новое электронное письмо, выделите в своем расписании блоки времени для проверки своей электронной почты.В это время отвечайте на приоритетные сообщения, помечайте все письма, которые вам понадобятся позже, и организуйте информационные письма по папкам.

Включив организацию в свой почтовый ящик, вы можете сосредоточиться на задачах, не отвлекаясь, и при этом своевременно отвечать на электронные письма.

14. Используйте правильные инструменты

Независимо от того, какая у вас работа или в какой отрасли вы работаете, вы можете воспользоваться определенным программным обеспечением и инструментами, такими как Trello для управления проектами или Focus To-Do для управления своим временем и держать вас сосредоточенным.Помимо прочего, существуют дополнительные приложения для отчетности и совместной работы. Ищите инструменты, которые помогут вам организовать работу и сделать вашу работу более эффективной и результативной.

Организация работы: 30 советов, чтобы вывести вас из беспорядка к хозяину

Считаете ли вы, что ваша рабочая организация представляет собой беспорядок из потерянной информации и неопределенных ожиданий, медленно, но уверенно выходящий из-под контроля?

Если так, то вы не одиноки. Большинство офисных работников чувствуют, что их рабочая организация не там, где она должна быть.К сожалению, такая неорганизованность имеет реальные последствия как для них самих, так и для их работодателей. К счастью, исследования ясно показывают, что небольшие изменения в нашем подходе к организации работы могут иметь большое значение для восстановления порядка, будь то оттачивание вашего ума и устранение умственного беспорядка или создание процессов, которые превращают вашу команду в многофункциональный инструмент точности.

Вот 30 советов, которые помогут вам перейти от беспорядка в организации работы к мастеру организации работы :

Организуйте свой мозг

1.Дыши

Исследование стресса на работе, проведенное

Everest College в 2013 году, показало, что 83% офисных работников испытывают стресс на работе . Опрос Workfront показал, что , 51%, маркетологов приписывают свой рабочий стресс попыткам совмещения своей работы в ее бесчисленных формах.

Однако эксперты говорят, что прежде чем вы сможете организовать свои задачи, вы должны сначала организовать свои мысли. Мы не говорим, что вы должны начинать каждое утро с трансцендентальной медитации, но вы можете попробовать это простое дыхательное упражнение, чтобы очиститься и начать все заново.

2. Ешьте пищу для мозга


Ваша способность к организации хороша лишь тогда, когда вы вкладываете топливо в свой мозг. Вы не сможете четко осмыслить дневные проблемы без правильной диеты, которая начинается с первого приема пищи. На завтрак попробуйте есть цельнозерновые, чернику, помидоры и орехи, чтобы дать себе научно доказанный импульс для мозга, прежде чем приступить к работе.

3. Начните с одной цели


Вы правильно прочитали. Один .С самого начала карьеры мы все осознавали важность постановки целей. Но большинство людей терпят неудачу не в постановке целей, а в достижении целей. Почему? Потому что мы стараемся делать все сразу.

Гэри Келлер и Джей Папасан, авторы The One Thing , предлагают выбрать одно дело в этом году - например, запустить новый веб-сайт - а затем разбить это на одно, чтобы достичь этой цели в этом месяце, т.е. неделя, тот день и тот час. Если мы выберем самое важное, что нужно сделать, и сделаем это в этот час, это приведет к достижению более крупных целей с течением времени.Это разрозненный успех!

Конечно, чем сложнее становится ваша организация, тем сложнее становится выбрать только одну цель. Ответ на эту проблему - заставить лидеров назвать свои главные стратегические цели. Это позволит вам и вашей команде сузить свои цели от 25 или более, которые обычно возникают в более крупной организации, и сосредоточиться на трех или четырех.

4. Последовательная фокусировка

После того, как вы очистили свой мозг и поставили ежедневные цели, пора работать.Но как насчет всех отвлекающих факторов? «Ваш день - это ваша неделя, а ваш месяц - это ваш год», - говорит Крис Броган, спикер и генеральный директор Owner Media Group. Его совет заключается в том, что выбор одной темы и оставление на ней всего 20 минут поможет вам установить схему сосредоточения и со временем приведет к большему успеху.

5. Не отвлекайтесь


Для быстрого увеличения продуктивности на 20–30 минут отключите уведомления на телефоне и компьютере, чтобы оставаться в зоне.Подумайте о том, чтобы включить световой индикатор «занято» и сообщить своей команде, что когда наушники Beats находятся у вас в ушах, это означает, что вам никто не мешает.

Организуйте часы

6. ​​Оцените, а затем отследите свое время


Мы не имеем в виду отслеживание каждой секунды каждого дня или установку часов. Недавнее исследование показало, что 51% маркетологов боятся своей работы, потому что чувствуют, что должны делать все за 40-часовую рабочую неделю. Отслеживание и знание того, сколько времени вы фактически тратите на свою деятельность, поможет вам установить базовый уровень для будущих обязательств и производительности, что, в свою очередь, даст вам возможность лучше организовать свою работу в будущем.

7. Организация карандашей в календаре


Конечно, вы используете календарь для встреч или обедов. Сделайте еще один шаг и введите элемент календаря в начале и / или в конце каждого дня, чтобы просмотреть свое расписание. Выделив время на его рассмотрение, вы сможете лучше осознавать, сколько времени у вас есть на выполнение работы.

8. Активировать уведомления

Когда вы не в зоне, подумайте о стратегическом использовании уведомлений. Большинство программных решений для календарей позволяют устанавливать напоминания на время до наступления события.Спикер и цифровой стратег Джейсон Фоллс рекомендует:



Научитесь управлять и программировать свои уведомления - даже те из приложений на вашем телефоне - чтобы напоминать вам, что прием к врачу через час или отчет TPS должен быть сдан в пятницу, помогает неорганизованному уму помнить, что эти задачи идут, и они должны выполнить что-то об этом.

9. Нет многозадачности


К настоящему времени вы знаете, что одновременное выполнение нескольких задач на работе, возможно, является самым неорганизованным и непродуктивным занятием, которое вы можете сделать.Так что не делай этого. Запомните свою единственную цель на этот час, придерживайтесь ее, добейтесь ее и двигайтесь дальше. На всякий случай, если вы забыли эту ужасающую статистику, вот одна, любезно предоставленная Питером Брегманом из Harvard Business Review , чтобы вселить в вас страх:

Наша производительность снижается на 40%. На самом деле мы не выполняем одновременно несколько задач. Мы переключаемся между задачами , быстро переключаемся с одного дела на другое, непродуктивно прерывая себя и теряя время в процессе.

10.Расставьте приоритеты в работе и откажитесь от всего остального

Мы все чувствуем, что у нас есть миллион дел. Начните с того, что поставьте свою цель (см. № 3) вверху списка. Оттуда переходите к расстановке приоритетов. Как сказал Стивен Кови: «Вы должны решить, каковы ваши высшие приоритеты, и набраться смелости - приятно, с улыбкой, без извинений - сказать« нет »другим вещам».

11. Используйте систему показателей, чтобы решить, какой следующий приоритет будет

Помните стат о совмещении работы и стресса? Тридцать шесть процентов. тех же рабочих заявили, что тушат пожары. - вот что заставило их больше всего бояться своей работы.

Вместо того, чтобы пытаться потушить огонь, который разгорается сильнее всего, используйте систему оценки приоритетов для более стратегической работы над своими проектами.

12. Избегайте стандартного списка дел

Если вы похожи на большинство рабочих, список дел - это то, что вам нужно, когда дела идут непросто - составление списка - обычная внутренняя реакция на перегрузку. Но список дел может иметь серьезные негативные последствия. Большинство списков дел связаны с «делами, которые нужно сделать сегодня», а не с «делами, которые будут способствовать достижению моих поставленных целей.«Большинство списков - это просто дела, а не приоритетные цели, которые помогут вашей команде и компании.

13. Устанавливать сроки и быть подотчетным


Гуру контент-маркетинга Энн Хэндли говорит, что подотчетность помогает не попасть в яму прокрастинации. Она рекомендует вам найти «кого-то другого», который поможет вам уложиться в сроки:

Расскажите им о своем плане. Сообщите им свой график. Пусть они будут вашим маяком на плацдарме и направят вас домой.(И будь им, если можешь. Потому что ты не эгоистичный.)

14. Выделите время электронной почты и придерживайтесь его

Проверять и отвечать на электронные письма каждый раз, когда вы слышите уведомление, неэффективно и делает вас больше похожим на собаку Павлова, чем на блестящего коллегу, которым вы умеете делать все. Вместо того, чтобы тяжело дышать каждый раз, когда вы слышите этот звук, выделите в течение дня блоки времени только для электронной почты. Наш последний отчет о работе предприятия показал, что после электронной почты, встреч и перерывов у офисных работников есть только 46% своего времени на работу, для выполнения которой они были наняты .Поэтому очень важно организовать время, чтобы ответить на электронное письмо, а затем придерживаться его.

15. Делайте перерывы

Делайте перерывы и считайте их. Прогуляйтесь, выпейте кофе или поиграйте в настольный футбол. Это поможет. Исследование профессора психологии Университета Иллинойса Алехандро Льераса показало, что:

перед длительными задачами ... лучше делать себе короткие перерывы. Краткие умственные перерывы действительно помогут вам сосредоточиться на своей задаче!

16.Создавайте и поддерживайте границы

Границы могут быть между вами и вашей постоянной необходимостью работать. Или это может быть граница между одним высокоприоритетным проектом и другим менее приоритетным (но более интересным). Или это может быть временная граница между вами и заказчиком проекта или работы.

Чтобы какие-либо границы сохранялись, вы должны поддерживать их и поддерживать. Сообщите заинтересованным сторонам, где их проект находится на графике и в вашем списке приоритетов.Таким образом, у них будет четкое ожидание того, когда их запрос будет выполнен.

17. Будьте общительны, но дайте понять свои пределы

Как и в случае с рабочими границами, важно общаться с коллегами о том, как вам нравится (или не нравится) общаться на работе. Убедитесь, что они знают, что вам хорошо время от времени поболтать несколько минут за рабочим столом. Или, может быть, вы просто хотите пошутить в комнате отдыха. Как бы то ни было, ваша команда не будет знать, что круто, а что нет, пока вы не определите ожидания.

Организуйте свое рабочее место

18. Уберите беспорядок на своем столе

Люди судят вас. Они видят этот незрелый банан. Важно быть организованным не только мысленно, но и в своем физическом пространстве. В отчете OfficeMax за 2011 год говорится, что беспорядок в офисе снижает производительность и мотивацию. «Ваша производительность совпадает с вашим рабочим пространством», - говорит Дженни Деде, вице-президент по подбору персонала в кадровой компании Adecco.«Когда он организован и точен, у вас есть образ мышления и мотивация для работы».

19. Используйте записную книжку

Отключите свои мысли. Носите с собой дневник и ручку. Для некоторых из нас ведение записей имеет терапевтический эффект и помогает нашим мыслям закрепиться. Новая яркая идея? Запиши это. Коллега ходила в туалет 12 раз? Запиши это. Мы шутим. А если серьезно, то запись ваших идей, заметок и других мыслей поможет вам точно знать, где их искать, когда они вам понадобятся.

Конечно, есть и другие высокотехнологичные версии записной книжки, которые могут служить доступным хранилищем для ваших мыслей, идей, обсуждений и т. Д. И хранить их все в контексте самой работы.

20. Избавьтесь от заметок

Поскольку теперь вы записываете свои мысли в дневник, стикеры вам больше не нужны. Это один из худших способов попросить о работе, и в любом случае они полезны только для того, чтобы прикрыть кабинку вашего коллеги в первый день дурака.Хорошо, в использовании стикеров есть свои преимущества, но только если вы используете очень специфический процесс, например, канбан-доски.

21. Весной почистите свой почтовый ящик

Мы все хотели в какой-то момент нажать «Выбрать все» и удалить все письма из нашего почтового ящика, верно? Что ж, раз уж это не вариант, попробуйте хорошенько чистить его несколько раз в год. Это может повлечь за собой отказ от подписки на информационные бюллетени, которые уже устарели, настройку приоритетного почтового ящика для фильтрации срочной входящей почты, обучение использованию функции отключения звука или установку Boomerang (в Gmail).Почистив почтовый ящик, вы почувствуете себя свободным и готовым к работе.

22. Используйте общее пространство для рабочих запросов

Централизуйте процесс обработки запросов. Создайте псевдоним электронной почты, посвященный запросам, или получите решение для управления работой с функцией приема запросов. Убедитесь, что запросы людей к вашей команде проходят через процесс приема. Если они придут другим путем, скажите запрашивающей стороне, что вы не будете рассматривать их запрос, пока он не пройдет по выбранному вами пути запроса.Это уменьшит количество писем, приходящих на ваш основной аккаунт. Это также сократит количество специальных проектов и пожарных учений.

Предполагая, что вы настроили форму запроса проекта или какой-то способ стандартизировать способ получения запросов по проекту, у вас может быть общая папка, в которую отправляются все запросы до того, как они будут рассмотрены. Вместо того чтобы получать запросы разными способами, убедитесь, что все идет в эту общую папку.

23. Обмен файлами

«Dropbox - еще один отличный инструмент, позволяющий хранить файлы в безопасности между вами и клиентом», - говорит Тара Малхерн из Webtek.«К этим файлам можно получить доступ где угодно, а не только по сети в вашем офисе, они всегда будут синхронизированы, и вы можете легко обмениваться документами, фотографиями и видео».

Организуйте свои процессы

24. Стандартизируйте свои процессы

Институт управления проектами (PMI) сообщает, что организации с успешными показателями эффективности работы (вовремя, в рамках бюджета и достигнутых целей) почти в три раза чаще, чем организации с низкой производительностью работы, используют стандартизованные методы во всей организации и имеют лучшие результаты в результате.

25. Выберите методологию PM и сообщите о ней

Agile. Водопад. Какую бы методологию вы ни выбрали, она подходит для вашей команды, расскажите, что это за процесс - или какие изменения в процессе вы собираетесь внести. Вы можете использовать любой процесс, какой захотите, но единственный способ, которым он будет работать, - это если вы и все остальные в вашей команде будете на одной волне. Обязательно ознакомьте тех, кто запрашивает, с вашим процессом, почему вы его меняете и как он работает.

26.Придерживайтесь своего оружия в процессе

Одно дело - принять решение о методологии работы, а другое - убедить вашу организацию принять ее. Как и в случае с большинством изменений, найдутся люди, которым нравится то, чем они были. Они знали, что там происходит. Они прошли кривую обучения. Теперь ваша новомодная методология заставляет их вернуться на круги своя.

Это постоянное отрицательное давление может утомить и даже заставить задуматься, не совершили ли вы ужасную ошибку.Но это когда нужно держаться твердо. Когда рассерженные запрашивающие, например, хотят, чтобы вы позволили им обойти вашу систему только один раз , ответьте. Скажите им: «Мне очень жаль, но я не смогу работать над этим, пока вы не пройдете процесс так, как мы договорились об этом».

Нет, это не весело. Но есть альтернатива: вы сдадитесь, стираете свой прогресс и ввергаете свою команду в замешательство, когда одновременно задействовано несколько систем.

27. Используйте шаблоны

Шаблоны

- идеальный способ стандартизировать то, как вы и ваша команда выполняете работу.Это сокращает количество ошибок, оплошностей и времени, потраченного на то, чтобы понять, как что-то делать. Они избавляют вас от необходимости изобретать велосипед в каждом проекте. Шаблоны настолько полезны для улучшения организации работы, что предприятия, которые не используют их, обычно видят от 10 до 30 ошибок на сотню возможностей.

Если вы занимаетесь маркетингом, например, это означает, что вам следует использовать творческие сводки. Они заставляют запрашивающих:

  • объясните, почему вы должны работать над их проектом
  • воплощает именно то, что они хотят, чтобы он выглядел и ощущался как
  • определяют приоритетность проекта по сравнению с другими проектами, а
  • согласовать сроки поставки

В результате прохождения шаблона, такого как творческое задание, работа выполняется быстрее, а проверки и утверждения становятся короче.

Как ни странно, исследования собственных творческих команд показали, что только 16% действительно используют креативные брифы. И даже среди тех, кто это делает, 60% создают творческие брифы только для своих проектов высшего уровня . В проектах, в которых не используются креативные брифы, итоговая доработка может составить 40-60% от общих затрат на проект .

28. Остерегайтесь таблиц

Что делает электронные таблицы замечательными, так это то, что они есть у всех, и они являются гибким инструментом для хранения и организации данных и выполнения вычислений.Проблема в том, что слишком многие люди используют их для организации своей работы, а электронные таблицы просто не успевают за ними.

Единственное исключение - очень маленькие команды (1-3 человека). Как только вы начнете пытаться организовать работу в таблицах для команд большего размера, вы, возможно, потратите больше времени на поддержание своей таблицы в актуальном состоянии, чем на реальную работу. Некоторые команды сообщают, что электронные таблицы с обновлением статуса их отделов - после создания десятков листов и бесконечных строк - просто начинают аварийно завершать работу при каждом открытии.

29. Построение рабочих процессов

Как только вы выйдете за рамки организации своей личной работы, вы перейдете к организации того, как работа переходит от одного человека к другому, поиску ненужных точек трений и их упорядочению. Это может начаться с простой блок-схемы на доске, но очень скоро она проинформирует вас о том, как вы создаете свои шаблоны (см. № 27).

30. Используйте подходящие инструменты

Я уже упоминал электронные таблицы и электронную почту, но существует постоянно растущее количество решений, которые помогут вам лучше организовать свою работу.Инструменты отчетности. Инструменты учета рабочего времени. Инструменты управления задачами. Решения по продаже билетов. Некоторые из них работают лучше, чем другие, в то время как другие фактически навредят вашей общей организационной работе. Так как же отличить плохое от хорошего?

Вот хорошее общее правило : выбирайте решения и инструменты, которые упростят понимание того, над чем вы работаете. Например, программное обеспечение для совместной работы, которое позволяет членам вашей команды быстро общаться с помощью мгновенных сообщений, может показаться отличным, но поскольку оно блокирует важные фрагменты рабочей информации в изолированных беседах, этот инструмент может фактически создавать слепые пятна в вашей общей видимости.

С другой стороны, решения и инструменты, которые рассматривают вашу работу как единое целое, собирают информацию из разных областей в одном месте, улучшат вашу организацию работы - и сэкономят вам массу времени.

В конце концов, организация не просто располагает всем в нужном месте, но и видит, где это находится и как она работает со всем остальным.

Не просто организуйте свое рабочее место; организовать свое мышление

«Компания, которая не может успешно реализовать 5 S, не может рассчитывать на эффективную интеграцию JIT, реинжиниринга или любых других крупномасштабных изменений.Хорошие рабочие места развиваются, начиная с 5 СС. Плохие рабочие места разваливаются, начиная с 5 СС ».
―Хироюки Хирано, Пять столпов визуального рабочего места

Для тех из вас, кто не знаком с концепцией Хирано о пяти столпах визуального рабочего места - сокращенно пяти S, - это пять организационных принципов, которые могут максимизировать полезность физической рабочей среды. Пять СС - это Сэйри, Сейтон, Сэйкэцу, Сэйсо и Сицукэ. Был разработан соответствующий набор примерных английских альтернативных названий: Sort, Straighten, Standardize, Shine / Clean и Sustain.Японские концепции и их английские эквиваленты очерчены и определены на Рисунке 1.


Компоненты 5S в физической рабочей среде
Рисунок 1

В сфере производства принцип пяти S уже давно стал основой для любого успешного повышения производительности. Сортировка, организация и стандартизация физической рабочей среды таким образом, чтобы надлежащие инструменты и оборудование были под рукой, когда и где бы они ни понадобились, имеют решающее значение для выполнения работы.Поддержание организованного рабочего места еще более важно, если вы пытаетесь добиться постоянного улучшения.

Но любое рабочее место включает в себя две области: физическую и психическую. Недостаточно гарантировать, что физическое или визуальное рабочее место не загромождено, организовано и систематизировано. Если люди, которые в нем работают, психически неорганизованы и не имеют систематического мышления для решения проблем и принятия решений, цели останутся недостижимыми.

Мы считаем, что для достижения максимальной производительности и качества мозг сотрудников должен быть таким же незагроможденным, как и их рабочее место. У них должен быть легкий и постоянный доступ к ментальным инструментам, которые позволят им работать и решать критические проблемы. И эти мыслительные процессы должны быть так же стандартизированы, как и производственное оборудование и процессы.

Вот способы, которыми вы можете применить концепцию пяти S к своей невизуальной рабочей среде - интеллектуальному потенциалу ваших сотрудников - для достижения производственного превосходства.

1. Сейри - Сорт

Уберите то, что не нужно, и оставьте то, что нужно.

Концепция структурированного мышления существует уже много столетий. Но ценность общего процесса и языка для решения проблем или решений никогда не была выше, чем в сегодняшней сложной, глобальной, быстро меняющейся деловой среде. Многие проблемы, с которыми сталкиваются организации, взаимосвязаны; Часто самая большая проблема при решении проблемы - это возможность отсортировать все компоненты, чтобы их можно было решать по очереди.Мы называем этот процесс мысленной сортировки «оценкой ситуации». На рис. 2 перечислены некоторые вопросы, которые мы рекомендуем задавать, чтобы определить конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. После того, как вы разбили их на управляемые проблемы, вы можете отделить высокоприоритетные от менее важных.

Некоторые начальные вопросы для проблем сортировки

Какие отклонения в бизнес-системах или производительности процессов происходят?

Какие решения нужно принять?

Какие планы нужно реализовать?

Какие ожидаются изменения, которые создадут угрозы или возможности?

Какие возможности существуют?

Что нас беспокоит в нынешних рыночных условиях?

Какая проблема заставляет нас тратить больше всего энергии?

С какими угрозами мы сталкиваемся?

Какие области следует улучшить?

Какие действия нам нужно предпринять?

Чем мы недовольны?

Где мы не соблюдаем стандарты?

Где мы превышаем стандарты?

Какие новые цели или стандарты мы хотели бы достичь?

Рисунок 2: Сортировка вопросов

2.Seiton - Выпрямление

Размещайте вещи так, чтобы люди могли легко достать то, что им нужно, в любой момент.

Точно так же, как работники должны иметь под рукой подходящие инструменты для физической работы, им нужна правильная информация для выполнения своих умственных задач. Рациональный процесс получения информации, необходимой для решения проблем и принятия решений, - лучший из известных нам инструментов для поддержания организованности умственного рабочего места.На рисунке 3 приведены некоторые из вопросов, которые мы рекомендуем задать, чтобы получить доступ к важной информации, необходимой для начала решения проблем на рабочем месте:

Некоторые вопросы, которые нужно задать для получения информации о проблемах

Что, собственно, не так? (С каким одним объектом у нас возникла проблема и чего быть не должно?)

Знаем ли мы причину? Если нет, нужно ли его искать?

Что мы знаем о проблеме «ЕСТЬ»: что это такое, где она, когда возникает и в какой степени?

Что мы знаем о проблеме «НЕ ЯВЛЯЕТСЯ»: в чем может быть проблема, но ее нет? Где, когда и в какой степени это могло произойти, но не произошло?

Что отличает «ЕСТЬ» от «ЕСТЬ»?

Какие изменения произошли в этих отличительных чертах?

Как эти изменения могли вызвать проблему?

Как каждая возможная причина учитывает данные ЕСТЬ и НЕ ЯВЛЯЕТСЯ? Какая из возможных причин кажется наиболее вероятной?

Некоторые вопросы, которые нужно задать, чтобы получить информацию о решениях

Нужно ли нам делать выбор?

Что мы договорились решить?

Каких желаемых результатов, преимуществ и целей мы хотим достичь?

Какие цели являются обязательными, измеримыми и реалистичными (что делает их ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ целями)?

Какова относительная важность остальных целей WANT?

Какие существуют альтернативы?

Соответствуют ли альтернативы ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ требованиям?

Из оставшихся альтернатив, какая лучше всего работает против ХОЧЕТОВ?

Какие риски?

Стоит ли польза от риска?

Рисунок 3: Вопросы для выпрямления

3.Seiketsu - Стандартизация
Поддерживайте чистоту после очистки; устраните отвлекающие факторы.

Часто, когда команда сначала собирается, чтобы решить проблему или принять решение, все говорят одновременно. Идеи выдвигаются, отбрасываются и часто возвращаются снова через несколько минут. Без общего систематического процесса решения проблем команда может бесконечно ходить кругами, тратя драгоценное время и деньги на попытки разобраться в ситуации.

Когда все в команде используют один и тот же мыслительный процесс, порядок быстро восстанавливается. Информация собирается в упорядоченной, пошаговой последовательности. В любой момент все в команде, от технических специалистов до менеджеров, находятся на одной странице. Никаких прыжков взад и вперед, никаких переходов по уже покрытой земле, никакой фиксации на причинах или альтернативах домашних животных. Это наиболее эффективный способ найти корень проблемы или принять успешное решение.

4.Seiso - Shine / Clean
Держите вещи в чистоте и полировке; отсутствие мусора и грязи на рабочем месте.

Лучший метод внедрения визуальной концепции пяти S Seiso в мышление организации - это видимое, ясное, повторяемое и устойчивое мышление. Такой образ мышления требует внимательности - постоянного совершенствования умственной ориентации. Эта внимательность способствует активному уточнению и дифференциации данных, которые могут быть эффективно применены к высокоприоритетным проблемам, с которыми сталкивается организация.Это не рецептный подход к управлению и решению критических проблем, а, скорее, публичный, систематический, последовательный подход к рассмотрению каждой ситуации и учету ее уникальных обстоятельств.

В контексте сохранения ясности организационного мышления внимательность повышается, когда люди становятся более осведомленными о том, как работают системы и как действия могут иметь непредвиденные последствия. Осознанность заключается в обеспечении наличия всей информации, необходимой для принятия значимых действий, вовлечения нужных людей и использования стандартного процесса для сбора, сортировки, организации, анализа и подтверждения данных с течением времени.Использование последовательного рационального процесса для конкретных ситуаций и многократное и наглядное использование этого процесса обуславливает стремление организации к ясному мышлению.

5. Shitsuke - Sustain
Вдохновляющая гордость и приверженность стандартам, разработанным всеми.

Последний компонент пяти практик S - это Сицукэ. Этот элемент имеет решающее значение при применении к невидимому рабочему месту. Сотрудники могут быть обучены использованию навыков критического мышления для сортировки проблем и их решения с помощью рационального анализа, но постоянное использование этих вновь приобретенных навыков должно быть устойчивым, если организация хочет достичь долгосрочных результатов.Система эффективности, поддерживающая использование рационального процесса, может гарантировать, что он станет частью культуры организации.

Наша модель системы показателей состоит из пяти элементов: ситуация, исполнитель, реакция, последствия и обратная связь. Руководству необходимо уделять пристальное внимание каждому из них, чтобы гарантировать, что они способствуют организованному и ясному мышлению.

На рисунке 4 перечислены некоторые вопросы, которые необходимо задать и ответить в каждой из этих пяти областей при построении системы эффективности для поддержки рационального мышления.

Щелкните здесь, чтобы увидеть рисунок 4: Система производительности должна поддерживать рациональное мышление

(Авторские права принадлежат компании Kepner-Tregoe Inc., 2006 г.)

End Note
Хотя верно, что «хорошие рабочие места развиваются, начиная с пяти S», этого недостаточно, чтобы обращать внимание на визуальное рабочее место. Непрерывное улучшение может происходить только тогда, когда невидимое рабочее место - мыслительные процессы, которые сотрудники применяют к своей работе - в равной степени способствует производительности.

Об авторе:
Эндрю Маршалл ([email protected]) - партнер и глобальный директор по операционным возможностям консалтинговой фирмы Kepner-Tregoe Inc. в Принстоне, штат Нью-Джерси. С 1958 года KT (www. .kepner-tregoe.com) помогает организациям значительно улучшить свои стратегические и операционные результаты. Опыт компании в реальном мире и уникальный и проверенный «

KT Way
», используемый в сотрудничестве с командами клиентов, обеспечивает предсказуемые, измеримые результаты и предлагает более эффективную альтернативу традиционному бизнес-консалтингу.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх